نکات مهم و موثر در رابطه با برگزاری جلسات موفق و موثر را با هم مطالعه کنید.
۱- جلسه را به موقع آغاز نمایید
افرادی که سر وقت در سالن کنفرانس حاضر می شوند، نباید بیشتر از ۵ دقیقه برای حضور فرد دیگری صبر کنند. در را ببندیم و جلسه را آغاز نماییم. منتظر افراد بدقول ماندن، فقط باعث تقویت رفتار آنان میشود. افرادی که دیر می رسند و باعث ناراحتی دیگران می شوند، دیگر سعی می کنند این اشتباه مرتکب نشوند.
۲- اهداف خود را مشخص کنیم
هدف مورد نظر خودمان را قبل از آغاز جلسه مشخص نماییم. اگر قصد داریم دستور کاری در این مورد بنویسیم، بهتر میشود اگر آن را به کوتاه ترین شکل ممکن بنویسیم تا اهدافمان از طریق نامه ای طولانی و کسل کننده به اعضای تیم منتقل نشود.
۳- تعداد افراد حاضر را تا حد ممکن کاهش دهیم
سعی نماییم تعداد افراد شرکت کننده در جلسه را حداکثر به ۵ تا ۷ نفر کاهش دهیم. زمانیکه گروه بزرگ تر باشد، برخی اعضا تبدیل تماشاگر خواهند شد.
۴- جلسات را کوتاه برگزار کنیم
اکثر مواقع، زمانی که برای انجام کاری در نظر می گیریم، زمان واقعی لازم برای انجام آن می باشد. احتمالاً، بر اساس تقویم های Gmail یا Outlook، یک ساعت، زمان پیشفرض انجام کارها محسوب میگردد. سعی کنیم جلسات را برای ۳۰، ۴۵ یا حتی ۱۵ دقیقه برنامه ریزی نماییم. صرفه جویی در زمان، هرچند هم کوتاه، می تواند در پربار بودن روزمان خیلی موثر باشد.
۵- از همه افراد انتظار همکاری داشته باشیم
در تمام شرکت های موفق دنیا، اگر در بحث های انجام گرفته در جلسات شرکت نکنیم، دیگر از ما دعوت نخواهد شد. اکتیو بودن و به اشتراک گذاشتن ایده ها، امری ضروری در این جلسات محسوب می شود.
۶- پاورپوینت هایی متفاوت بسازیم
برای رعایت این نکات، می توانیم ارائه بصری زیباتری داشته باشیم. از تصاویر، بیشتر از کلمات استفاده نماییم، استفاده از قانون توییتر در ارائه ها کاملاً منطقی به نظر می رسد، در یک اسلاید، بیشنر از ۱۴۰ کاراکتر استفاده نکنیم. بهتر است ارائه خود را با خلاصه از تصمیمات و قدم های بعدی به پایان ببریم.
۷- ملاقات را در جایی غیر از سالن کنفرانس برگزار کنیم
برگزاری جلسات، در خارج از سالن کنفرانس، ایده ای مناسب برای تیم های کوچک به نظر خواهد رسید. می توانیم در طول جلسه، قدم بزنیم یا در فضای آزاد بنشینیم.
هدایت ملاقات های تیمی با راه های مناسب، باعث جاری شدن بهتر ایده های اعضا خواهد شد. قطعاً زمانی که افراد از حضور در جلسه خسته و کسل شوند، برای اتمام آن ثانیه شماری خواهند کرد. نظر شما چیست؟
